Een goede voorbereiding en vast ritme
Een goede voorbereiding is het halve werk; voor de deelnemers maar ook voor jezelf. Zorg dat de data duidelijk gecommuniceerd zijn en er een routine ontstaat door de sessies te plannen in een vast ritme.
Houd het eenvoudig
Onderschat niet dat de sessies voor de deelnemers intensief kunnen zijn. Met name digitale sessies vragen naast inhoudelijke denkkracht ook digitale skills. Zorg dat de focus van de deelnemers naar de inhoud gaat, door ze niet tegelijkertijd (technische) uitdagingen te geven.
Zorg dat deelnemers zich vrij voelen om input te delen
Neem de tijd voor een goede kennismaking. Wanneer de deelnemers zich vertrouwd voelen en er onderling begrip en respect ontstaat, voelen ze zich vrijer om input te delen en feedback te geven.
Begin bij het begin
Als organisator zit je al langer in het proces, een valkuil zou kunnen zijn dat je te snel over zaken heen stapt die voor jou vanzelfsprekend zijn. Begin bij het begin; neem de deelnemers mee in de stand van zaken en formuleer duidelijk wat je van de deelnemers verwacht.
Schep duidelijke kaders
Geef duidelijk aan binnen welke kaders er om input wordt gevraagd. Er zijn misschien zaken die al wel vastliggen of niet mogelijk zijn om de huur betaalbaar te houden. Op welke specifieke onderdelen hebben we de input van de bewoners nodig? Houd daarbij grip op de verwachtingen en blijf realistisch.
De tijd na een bijeenkomst is ook belangrijk
Deelnemers ontvangen veel informatie tijdens de sessie. Zorg daarom dat er een verslag beschikbaar is, zodat de deelnemers dit kunnen nalezen. Informatie moet soms even bezinken alvorens ze een goed antwoord kunnen formuleren. Ook praktische zaken zoals afmetingen en plattegronden kunnen de deelnemers thuis nalezen of nameten om inhoudelijk goede feedback te geven.